De la Reunionitis Aguditis a Reuniones Inteligentes

En las reuniones hay lenguaje y, donde sea que hay lenguaje, hay oportunidad de construir, crear, potenciar, transformar, sumar… o bien hay chance de destruir, limitar y tomar malas decisiones.

Reunirse es necesario y no hay duda de que, mientras más colaborativo es el trabajo, más reuniones puede haber. El problema no es reunirse: el problema está cuando las reuniones son excesivas y/o no generan valor.

Mucho se predica de la gestión eficiente de reuniones: quitar exceso de reuniones, reuniones con agenda, asistir sólo las personas esenciales… incluso muchas organizaciones se han sumado a hacer prácticas como día sin reuniones o fuertes políticas de desconexión digital. Creo que estas prácticas pueden ser necesarias pero, ¡no son suficientes! Con ello, recalco dos aspectos a reflexionar:

1) El sistema de trabajo

Las reuniones son realmente un síntoma el sistema de trabajo. Si hay reunionitis, probablemente haya aspectos más sistémicos que no funcionen bien. En vez de tratar de eliminar reuniones a la fuerza, intentemos mejorar el sistema de trabajo:

• Reducir los cuellos de botella y burocracia: muchas reuniones son para tomar decisiones que, si delegamos en otros, podemos eliminar esa reunión.
• Mejorar el seguimiento del trabajo, por ejemplo usando Kanban: muchas reuniones de seguimiento pudieran reducirse si generamos formas asíncronas de seguir los avances.
• Tener objetivos claros y transversales: si la gente conecta con los objetivos de su trabajo, tendrá mayor foco. Mayor foco puede reducir las reuniones que se desvinculan de los objetivos.
• Limitar el Work in Progress: si tenemos muchos proyectos y tareas abiertas, evidentemente habrá más reuniones.
• Invertir esfuerzo en mejores definiciones de producto y requisitos, lo que hace que las reuniones para clarificar dudas sean de muy alto valor. 
• Mejorar la calidad de los entregables: a mejor calidad, menos reuniones para comentar los defectos.
• Etc.

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Así que sí, podemos disminuir algunas reuniones “liberando huecos en las agendas” ; pero también resulta crítico que las reuniones que se hagan generen valor. Porque seamos realistas: cantidad y calidad son dos variables distintas. Para tener reuniones de más calidad destaquemos:

2) Seguridad Psicológica

¿De qué sirve tener pocas reuniones si en los espacios que hay no tomamos buenas decisiones? ¿de qué sirve una reunión con agenda clara si las personas no pueden pensar en voz alta y dar sus aportaciones?  El entorno seguro es crucial para que las reuniones de verdad aporten valor, siendo algunas posibles prácticas:

• El rol del facilitador: con el papel de invitar a las personas a pensar en voz alta, dar espacio a la reflexión, invitar a que alguien piense distinto…. Por supuesto, también aporta en mejorar el timebox y otros aspectos estructurales.
• Hacer sentir a las personas incluidas: y esto es responsabilidad de todos.
• Gestionar los sesgos de grupo: facilitar momentos individuales y luego compartir.
• Transmitir confianza: hacer acuerdos y cumplirlos.
• Inteligencia emocional
• Crear mecanismos y reglas durante la reunión que permitan al grupo auto-organizarse en torno a la misma.
• Etc.

Asimismo, la seguridad psicológica no es el único componente que influye en la calidad de la reunión, ¡pero es un muy buen comienzo!

Así que, ¡hagamos mejores reuniones, tanto en cantidad como en calidad!

–Claudia Salas-