Retrospectiva del Cambio:

un enfoque para facilitar el cambio organizacional 

Desafíos del Change Management

Parte de un  cambio cultural es identificar que las personas realmente están adoptando las nuevas formas de hacer (comportamientos) y de ser (formas de pensar). Como agentes de cambio, sobretodo quienes tenemos roles activos en el proceso (como Agile Coach, Líder de proyecto, Change Management, HR, Consultor o afines),  buscamos constantemente insights que no siempre son sencillos de obtener : ¿cómo viven las personas este cambio? ¿qué sienten? ¿qué necesitan para poder adoptar el cambio? ¿qué dificultades presentan? ¿hay resistencias? ¿qué elementos del entorno deben cambiar para crear más coherencia con este cambio?

No obstante, a veces nuestro acceso a observar el cambio y obtener los insights es limitado: no tenemos ojos en todas partes (y menos si el entorno es virtual), estamos llenos de sesgos cognitivos y no tenemos telepatía para observar los pensamientos y emociones de las personas (¡o al menos yo no tengo ese poder!) . Por ello, en vez de ser tú quien juzga qué tan adheridas están las demás personas al cambio, te planteo realizar Retrospectivas del Cambio, creando un espacio para que sean las propias personas afectadas quienes reflexionen sobre el propio cambio en sí.

¿En qué consisten las Retrospectivas del Cambio?

Son sesiones de reflexión donde participan los afectados por el cambio. ¡Tú como agente de cambio puedes facilitarlas! Estas sesiones tienen como premisa fomentar la responsabilidad personal ante el cambio, de forma que son las propias personas quienes valoran cómo se encuentran. Tus observaciones e impresiones como agente de cambio son sólo un complemento.

Para esta retro, puedes hacer alguna de estas dinámicas:

  • Usar modelos como el ADKAR: durante la dinámica puedes presentar el modelo ADKAR y pedirle a los participantes que se ubiquen en donde creen estar. ¿Por qué creen estar allí? ¿Dónde se ubican como colectivo? Abre la posibilidad de que ser parte de cualquier categoría está OK. Aprovecha y genera este espacio para potenciar la seguridad psicológica y permitir que las personas puedan expresarse libremente.
    ¡Atrévete a usar modelos tradicionales de Change Management como generadores de conversaciones y reflexiones de valor! Puedes intentar con otros modelos como el de Kotter o Lewin.
  • Usar la Curva de Rogers, invitando a los participantes a ubicarse en el lugar de la Curva de Rogers donde creen estar. Reflexiones como ¿qué los haría estar en otro nivel? ¿por qué se sienten allí? pueden ser súper potentes. Invita a las personas a sentirse cómodas ante cualquier posicionamiento, no estando mal posicionarse como “escéptico” (a fin de cuentas, no todos los cambios son beneficiosos y entender el por qué de esas personas puede ser de valor). Como tip: puedes usar las tipologías (innovadores, escépticos, etc.) sin enseñar propiamente la curva, ya que la curva en sí puede generar sensaciones de “bueno o malo”; pudiendo generar incomodidad.
  • Presentar tipos de resistencias al cambio e invitar a los participantes a identificar si han experimentado alguna de ellas. Puedes presentarle al grupo distintos tipos de resistencia como el sabotaje, la negación o la distracción. Seguidamente, pueden marcar/identificar si han vivido alguno de ellos. ¿En qué momento? ¿Por qué creen que ocurrió? Complementa con un espacio para que reflexionen en grupos e incluso comenten qué los haría disminuir esa sensación de resistencia. Hay distintos tipos de resistencia, pero todos desencadenan el mismo tipo de reflexión.
  • Identificar inconsistencias de la organización que no permiten que el cambio sea coherente. Invita a las personas a comentar sobre qué cosas hacen falta para que todo tenga más sentido y el cambio sea congruente y más fácil de asimilar.¿Herramientas? ¿modificar los objetivos? ¿una evaluación de desempeño que respalde el nuevo cambio? ¿cambios en el liderazgo? ¿modificar un proceso? ¡Todo vale! Esta dinámica en concreto puede generar bastantes insights para idear nuestras próximas acciones de cambio sistémico.
  • Identificar emociones ante el cambio. Nuestro mundo emocional es determinante para adoptar un cambio y por ello es necesario identificar qué emociones están predominando. ¿Hay mucho miedo? ¿esperanza? ¿incertidumbre? la lectura de emociones nos dará un panorama más completo. Para facilitar la dinámica puedes utilizar una rueda, como esta de Lindsay Braman, que represente diversas emociones y pedirle a las personas que marquen las emociones que predominan en ellos ante el cambio. Incluso pueden identificar los detonantes de esas emociones. Puedes hacer el ejercicio de forma privada y luego, si la madurez del grupo lo permite, compartir experiencias.

  • ¡Etc.! Algunas ideas adicionales pueden ser realizar dinámicas de sesgos cognitivos (para que los participantes identifiquen los sesgos que están viviendo ante el propio cambio) o bien de creencias ante el propio cambio, junto a actividades de reframing.

¿Después qué? Además de obtener insights muy interesantes para potenciar un cambio más real y sistémico, aprovecha la sesión para idear pequeñas mejoras que las personas puedan incorporar de forma inmediata.

Algunas cuestiones adicionales:

¿Qué ventajas supone facilitar este tipo de retros? Incrementar la responsabilidad personal de lo propios afectados ante el cambio, tener un espacio para reflexionar, fomentar seguridad psicológica , generar nuevas conversaciones, entender qué piensan/sienten los afectados, buscar soluciones.

¿Hago las dinámicas de forma anónima o no? Puedes consultar al grupo antes de empezar y que ellos mismos lo definan. Sino, puedes empezar con algunas dinámicas anónimas y a medida que se fomente mayor seguridad psicológica puede irse perdiendo el anonimato.

¿Cada cuánto hacer estas retros? Pues te invito a ir iterando y que descubras la mejor frecuencia para ello. Diaria sería absurdo, pero tampoco puede ser anual. Recomiendo experimentar con una frecuencia mensual o cada dos semanas.

¿Quiénes participan? idealmente los afectados directamente por el cambio y otros grupos de interés.

Te invito a probar estas dinámicas, a modificarlas y ¡a crear las tuyas propias!

Claudia Patricia Salas @evergreen