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Constantemente necesitamos tomar decisiones. Y como gestor de proyectos, decidir es parte del día a día.
Necesitas decidir si metes un feature al sprint. Pero no sabes si Negocio va a cambiar las prioridades mañana.
Necesitas comprometer una fecha. Pero el equipo técnico te dice que «depende de muchas cosas.»
Necesitas asignar a alguien a un proyecto crítico. Pero no sabes si rendirá en un entorno totalmente nuevo.
Donde la claridad es un lujo que ya no existe, y la ambigüedad es nuestro día a día.
Y aquí está el problema: no es que no tengamos suficiente información. Es que nunca la vamos a tener.
Mientras esperamos «un poco más de claridad,» el proyecto se estanca, las oportunidades se van y otro PM más ágil ya decidió.
Un estudio de Oracle con 14,000 líderes a nivel global encontró algo curioso: el 72% admite que el volumen de datos y su falta de confianza en ellos los ha paralizado. No pueden tomar ninguna decisión.
No es que toman malas decisiones. Es que directamente NO toman decisiones (aunque no decidir, es decidir…)
¿El costo? Proyectos estancados esperando «más info», oportunidades perdidas porque alguien más ya decidió, equipos frustrados esperando dirección, stakeholders perdiendo confianza…
La ironía es que mientras se espera tener el 100% de certeza, el contexto ya cambió y esa información que estabas esperando… ya no sirve.
Acepta esta verdad incómoda: no existe la decisión perfectamente informada en gestión de proyectos. ¿Por qué? Primero, el contexto cambia más rápido que tu capacidad de juntar datos.
Segundo, porque la información «faltante» casi siempre es sobre el futuro. Y el futuro es impredecible.
Tercero, porque hay información que simplemente no existe todavía.
Esperar certeza absoluta es esperar para siempre.
Colin Powell (ex Secretario de Estado de EE.UU.) tenía que tomar decisiones con implicaciones globales. Literalmente, decisiones de vida o muerte. Su regla era simple: «Cada vez que tengas que tomar una decisión difícil, no deberías tener menos del 40% ni más del 70% de la información que necesitas.»
Vamos a desglosarlo:
Jeff Bezos dice exactamente lo mismo: «La mayoría de las decisiones deberían tomarse con aproximadamente 70% de la información que desearías tener. Si esperas el 90%, probablemente ya eres demasiado lento.«
¿Notas el patrón?
Los líderes más efectivos del mundo no esperan certeza. Deciden con suficiente información y velocidad.
Vamos a ver algunos aspectos concretos. Cómo tomar decisiones cuando no tienes todos los datos:
Hay decisiones tipo 1, que son las irreversibles o muy difíciles de revertir. Alto costo si te equivocas. Por ejemplo: cambiar toda la arquitectura tecnológica, despedir al tech lead, cambiar de vendor crítico. Estas necesitan más info, acércate al 70%.
Luego están las decisiones tipo 2, que son reversibles. Las puedes deshacer fácilmente y el costo de equivocarte es bajo. Por ejemplo: probar una herramienta nueva, reorganizar el backlog, cambiar la estructura de un sprint. Estas necesitan menos info, puede ser el 50% o menos.
Pregúntate antes de decidir: «¿Puedo deshacer esto fácilmente?»
Si la respuesta es sí, decide rápido y ajusta después. Si es no, date un poco más de tiempo.
El perfeccionismo mata proyectos.
En vez de buscar la decisión perfecta, pregúntate: «¿Qué decisión es suficientemente buena para que podamos avanzar?»
Imagina que tienes que elegir un vendor para el CRM.
Modo perfeccionista: vas a comparar 3 vendors en 15 criterios diferentes, hacer POCs de 2 meses, consultar a 10 stakeholders distintos. Resultado: 4 meses después uno de los vendors ya no está disponible y los otros subieron precios.
Modo «suficientemente bueno»: defines tus 3 criterios críticos (precio, capacidad técnica, referencias). Evalúas en 2 semanas. Decides con el que cumple los 3. Avanzas.
¿Es la elección perfecta? Probablemente no. ¿Es suficientemente buena para avanzar? Totalmente.
La indecisión también es una decisión. Estás decidiendo no decidir.
Practica esto: cuando identificas que tienes que tomar una decisión, di en voz alta (o escríbelo): «Voy a decidir esto el día X, con la información que tenga en ese momento.«
Y cumple. ¿Por qué funciona? Elimina la tentación de «esperar un poquito más», te obliga a buscar información eficientemente (no infinitamente), y le comunica a tu equipo que va a haber movimiento.
Esto es un ejercicio mental que toma 5 minutos y te puede salvar el pellejo.
Antes de tomar decisiones, imagina que estamos 6 meses en el futuro y tu decisión fue un desastre total. Un fracaso épico. ¿Qué salió mal?
Anota las 3 razones más probables por las que falló.
Ahora pregúntate: ¿hay algo de esto que pueda arreglar o mitigar ahora, antes de decidir?
Si hay algo que sí puedes mitigar, hazlo antes de comprometerte. Si no hay nada que puedas hacer al respecto, asumes el riesgo y decides igual.
Decidir rápido no significa decidir y cerrar los ojos.
El proceso es así: decides con el 70% de información que tienes, defines métricas de validación temprana, monitoreas esas métricas activamente, y ajustas rápido si los datos te dicen que te equivocaste.
La clave está en tomar decisiones rápido (sin ser un pollo sin cabeza) Y más ajustar rápido. Eso es agilidad real.
Colin Powell dijo algo más que vale la pena mencionar: «Mi experiencia es que obtienes toda la información que puedes, y luego prestas atención a tu intuición, a tu instinto informado. A veces lo que mi mente analítica me dice no es lo que termino haciendo.«
La intuición no es adivinar o tirar monedas al aire. Nuestro inconsciente capta muchísimas más información de la que creemos.
Si ya tienes entre un 40-70% de información y llevas años en gestión de proyectos, esa «corazonada» que sientes probablemente está captando patrones que tu cerebro ya procesó pero que tu parte consciente todavía no verbaliza.
Tu cerebro está haciendo conexiones basadas en experiencia acumulada, más rápido de lo que puedes articular. No ignores eso. Pero tampoco decidas solo con eso.
El balance está en: datos más experiencia más intuición. Eso te da decisiones sólidas cuando no tienes el panorama completo.
Mientras tú esperas «un poquito más de claridad»: Tu equipo está paralizado sin saber qué hacer. Tus stakeholders están perdiendo confianza en ti. La competencia ya decidió y está avanzando. El contexto cambió (y esa información «completa» que esperabas ya no sirve). Tú te estás quemando por el estrés de la indecisión.
Verdad dura: un proyecto con una decisión imperfecta ejecutada es mejor que un proyecto perfecto que nunca se decide.
En 2026, la planificación tradicional ya no funciona como antes. Los supuestos expiran más rápido. La certeza a largo plazo dio paso a decisiones continuas en horizontes más cortos.
Los mejores project managers de 2026 no son los que tienen más información. Son los que deciden mejor con información incompleta. Decide con suficiente información. Muévete con velocidad. Ajusta con inteligencia.
¿Cuánto tiempo más vas a seguir esperando «un poco más de claridad»?
¿Quieres desarrollar esta y otras power skills críticas para project managers?
En el curso Power Skills para Project Managers trabajamos exactamente esto: toma de decisiones en ambigüedad, gestión de estrés, influencia sin autoridad, y más.
Porque decidir rápido y bien no es talento. Es una habilidad que se entrena.
Y tú ¿ya decidiste que quieres dar ese paso con nosotros?
Claudia Patricia Salas
