Agile en HR: Caso Seguros Pelayo

En el 2022 empezamos un proceso de cambio hacia #Agile con el equipo de Personas y Cultura de Pelayo Mutua de Seguros y de la mano con VASS que ha sido ¡absolutamente gratificante! Les comparto en qué ha consistido este proceso para darles algunas ideas e inspiración en sus procesos de #AgileHR

Definiendo un horizonte y aprendiendo de Agile People

Primero, internamente el equipo de P&C identificó su #propósito y dónde quiere estar (a fin de cuentas, la agilidad es solo un medio para llegar allí).

Seguidamente, hicimos una formación certificada de Agile People para todo el equipo: durante la formación el equipo no solo aprendió sobre #mindset y prácticas; sino que tuvo la oportunidad de generar ideas de mejora concretas sobre los procesos. Fue una formación muy práctica, donde todos los miembros del equipo participaron activamente, proponiendo ideas de mejora sobre la selección, desempeño, relaciones laborales, compensación, y demás procesos HR.

Definiendo Proyectos Piloto

Después identificamos un par de #proyectos para abordar con un enfoque ágil a manera de pilotos: posterior a la formación es muy tentador querer hacer muchísimas cosas nuevas; pero la clave está en mantener foco y establecer una estrategia. A veces menos es más. En Pelayo elegimos el Proceso de Selección, El Modelo de Evaluación del Desempeño y Visualización del Portafolio de Proyectos Estratégicos del área. El objetivo ha sido pilotear agilidad en estos retos concretos, para luego permear al resto del equipo (e incluso a la organización) el Way of Working.

Los criterios implicaron elegir retos que fueran de impacto para varias áreas de P&C (como el caso de Selección, que impacta en varias personas), que tuvieran participación de equipos multidisciplinares, y que tuvieran disponibilidad.

El horizonte original de tiempo para el acompañamiento, se había estimado en 6 meses. La herramienta más utilizada fue Miró.

Manos a la Obra

Y por fin empezamos a ejecutar los proyectos seleccionados: Durante el proceso se van incorporando algunos elementos ágiles como #DesignThinking para idear, Plannings y Retrospectivas para reflexionar (y no, nada de Scrum prescriptivo…). Pero también elementos que implican #valores, como la colaboración, incorporar feedback de los clientes, tomar decisiones desde el consentimiento, aumento del empoderamiento, etc.

Como aspectos relevantes podemos destacar:

• La adopción de JIRA para gestionar el flujo del proceso de Selección, obteniendo métricas e indicadores de forma automatizada. También experimentando los beneficios de utilizar un tablero Kanban para gestionar las vacantes, pudiendo observar cuellos de botella, ámbitos de mejora, etc. Una ventaja es que esta herramienta ya estaba aprobada a nivel corporativo (siendo utilizada por IT), por lo que hubo que gestionar la configuración para P&C, permitiendo a ambas áreas trabajar estrechamente en el proyecto. ¡JIRA no es solo para IT! Finalmente, además de empezar a medir de una manera más sencilla el proceso, promovimos conversaciones de mejora con las áreas. La dedicación del proyecto fue de aproximadamente 4 horas a la semana.
  
• Un nuevo modelo de Desempeño: El modelo anterior de evaluación de desempeño fue rediseñado al 100% . El proceso inició con Design Thinking, junto a colaboradores fuera de P&C, para diseñar un nuevo modelo para gestionar el desempeño. ¡Adiós evaluaciones y hola desarrollo! La dedicación promedio fue de 2 horas a la semana (siendo las primeras semanas más elevada). El resultado destaca un modelo donde:
  • Se valoran no solamente resultados vinculados al rol, sino también valores y actitudes.
  • Se aprovechan los ejercicios de desempeño para explorar motivaciones y aspiraciones
  • Se generan más espacios de conversaciones de feedback
  • Hay valoraciones donde participan miembros de los equipos, y no solo managers.
  • Se Incluye una parte de autoevaluación.

• Kanban para los proyectos estratégicos: con el propósito de visualizar las iniciativas en curso que llevan los equipos, más allá de su Business As usual. Para esto, ha sido necesario tener conversaciones vinculadas a la priorización y objetivos estratégicos de las distintas áreas. ¿El reto¿ Hacer partícipes a todas las personas de P&C y expresar la realidad tal como es y no como se desea, todo acompañado de un mindset de mejora continua.

Aprendizajes

¿Cuáles son los factores del #éxito de este equipazo?

Creo que el primero es que el equipo tiene excelente #SeguridadPsicológica, lo que permite avanzar (además y no menos importante, el clima es fantástico). Constantemente, desde el inicio, hubo un entorno seguro que permitió la participación activa de todas las personas.

Luego, la importancia de la paciencia y realismo. No todo el de la noche a la mañana y sí, muchas veces sobreestimamos nuestra capacidad. La duración final fue de un año, en vez de los 6 meses inicialmente pensados, pues las capacidades reales del equipo daban para una dedicación más corta a la semana.

Finalmente, muy recomendable no abordar la agilidad como un proyecto extra: buscar #RetosReales hace la diferencia.

Claudia Patricia Salas . –