Antes de Agile, mejor Lean

Antes de lo nuevo, eliminemos lo viejo y mejoremos el día a día.

Lean se relaciona con la eliminación de desperdicios y la mejora continua (Kaizen). Es el antecesor de agile y tienen una muy estrecha relación como filosofías, tanto a nivel de valores y principios. Sin embargo, al momento de ir a la práctica y aplicación pueden tener un matiz diferente: Lean aborda directamente mejorar la operación cotidiana, transformando el Business As Usual. Agile se enfoque en desarrollar proyectos.

Me gusta usar la metáfora de abordar las transformaciones como una casa que queremos arreglar: Lean se enfocaría en sacar y limpiar todo lo que no genera valor (muebles viejos, objetos innecesarios, papeles obsoletos, etc…) y en organizar, de forma que tu cotidianidad sea eficiente y simple. Agile equivaldría a ese proyecto de comprar cosas nuevas para hacer nuevo hogar más moderno, cómodo y con ello más adaptado a nuestras necesidades actuales. Si quisieras transformar tu hogar: ¿por dónde arrancarías? ¿comprarías nuevos objetos? ¿o empezarías por eliminar lo que no usas, limpiar y ordenar? Probablemente te resuene que hace “más lógica” hacer primero la limpieza.

Pero, ¿por qué pareciera que en las organizaciones no nos tomamos el tiempo de eliminar desperdicios, optimizar recursos y ordenar la cotidianidad? ¿por qué queremos saltar directamente a lo nuevo sin eliminar lo viejo? Observo muchas organizaciones donde la situación general es que hay mucha burocracia, procesos que no generan valor, sobrecargas de trabajo, agendas llenas, estrés y falta de productividad. Esto equivale a tener una casa llena de cosas innecesarias e implica que la operación no es lo suficientemente productiva.

Cuando tienes muchas cosas y compras nuevas, ¡no tienes espacio para colocar las nuevas y generas más desorden! Y sí, esa nueva sartén que compraste puede ser increíble, pero el sumarla a tus otras 7 sartenes que no usas, hace que por ejemplo:

• Aumentes el tiempo que necesitas para conseguir tu sartén (porque tiene que hurgar entre más sartenes)
• Incrementes la probabilidad de acumular polvo
• Se genere el coste de oportunidad de tener un espacio para otro gadget que usarías más
• Pudieras tener un sartén que te regalaron y nunca estrenaste, pero por tener tantas cosas se te olvidó de su existencia. Tal vez nunca debiste comprar la sartén.
• Pudieras verte arrastrado por la inercia y el apego a tu “sartén vieja favorita”, que sigues usando todo el tiempo y no priorizando tu nueva sartén (que tanto te costó).
• Entre otros posibles efectos adyacentes.

Apoyo que las organizaciones quieran experimentar con agile, pero hay que estar conscientes de que ese esfuerzo implica recursos y capacidades que, si los equipos no tienen disponible, lo que puede ocurrir es que esos nuevos proyectos ágiles metan más presión y estrés (por más apasionantes que sean). Es en estas situaciones donde recomiendo, por lo menos al comienzo, trabajar con una filosofía Lean para “limpiar y aligerar la casa”: eliminar lo que no genera valor, quitar burocracia, liberar espacios, reducir los tiempos de las reuniones, visualizar el trabajo, mitigar cuellos de botella, pensar en pequeñas mejoras de bajo coste que puedan aplicarse de forma inmediata, ordenar el espacio virtual/físico, sembrar las bases de un mindset de experimentación, hacer más eficiente el flujo de trabajo.

Una vez tienes la casa lo suficientemente optimizada puedes hacerte preguntas como ¿tengo todo lo que necesito o necesito algo nuevo? Y allí, viendo tu capacidad real y viendo tus necesidades actuales, podrás ir por la vía de adquirir todos los nuevos elementos que necesites.

¿Quieres más razones para empezar por Lean?

• En línea con lo anterior, Lean vela explícitamente por la eficiencia y la productividad, elementos que los últimos meses están recurrentemente en jaque: abundan las agendas sobrecargadas, el estrés, la multitarea y la sensación de falta de orden. Agile por supuesto que vela por la productividad, pero su propósito explícito es la adaptabilidad.
  
  
• Lean tiene un fuerte foco en optimizar la operación cotidiana, ese “día a día que nos desborda”. Así, puede hacerse inmediatamente. No requiere de proyectos piloto o autorizaciones formales para probar sus prácticas. Sí, sabemos que Scrum (bien ejecutado) da buenos resultados, pero en la práctica arrancar y sostener proyectos puramente ágiles requiere de un esfuerzo considerable.

• Lean ofrece métodos que no requieren de cambios estructurales. Marcos ágiles como Scrum están muy bien, pero requieren de definir roles, cambiar los equipos de trabajo, etc. Kanban, que deriva de Lean, nos da mucha flexibilidad en hacerlo una realidad e incluso puede adoptarse a nivel individual.
  

• Lean hace explícita la mejora continua del sistema de trabajo, haciendo pequeños cambios sostenibles. Agile también busca mejorar, pero no invita de forma explícita a hacer mejoras de muy bajo coste en la operación de forma cotidiana. Además, proponer pequeños cambios permite involucrar a las personas, conectando directamente con su trabajo.

En mi opinión, recomiendo siempre hacer el abordaje de Lean-Agile, pero siempre incluyendo Lean, porque Lean nos recuerda de forma explícita a estar constantemente eliminando lo que no genera valor y a mejorar continuamente: nos hemos acostumbrado a ser impulsivos y “comprar” cosas/ideas que nos gustan; pero no nos hemos acostumbrado a soltar. Reflexiones como ¿de qué me puedo deshacer? ¿de qué me puedo desapegar para dar espacio a lo nuevo? son cada vez más necesarias y Lean nos invita a ello.

Finalmente, creo que las adopciones ágiles más exitosas son las que, junto a mejorar la entrega de producto, logran hacer más eficientes la cotidianidad del Business As Usual. Porque de nada vale una gestión agile de proyectos si el día a día no es, en su esencia, agile.

¿Quieres aprender más? apúntate en un curso Lean.

– Claudia Salas