Comunicaciones Internas más ágiles

6/1/2021

Mucho se habla de agile en HR en procesos como selección y la gestión del desempeño; pero poco se habla de agile en otra área que, muchísimas veces, es parte de HR: las comunicaciones corporativas internas. Es usual que las áreas de HR constantemente envían mensajes a sus empleados (sea bajo una estrategia consciente o no). Esta comunicación resulta clave para aspectos mucho más allá de “informar” como: conectar más con los trabajadores, generar puentes, transmitir cultura y mejorar la experiencia de empleado.

Ahora bien, ¿cómo podemos pasar de una gestión tradicional de las comunicaciones internas que realiza HR para los trabajadores, a unas comunicaciones internas ágiles? propongo los siguientes cambios, independientemente de si tu área de HR tiene un área de comunicaciones formal o no (el intercambio de mensajes para los colaboradores, igual ocurre):

De la restricción y censura, a la libertad de expresión: en las organizaciones ágiles buscamos generar espacios de conversaciones sinceras, donde no se penalizan ni restringen los mensajes transmitidos. Foros, canales online, reuniones, tableros…cualquier canal seleccionado debe permitir la libertad de expresión sin castigo ni represalias.
De respuestas lentas (o silencio…), a respuestas rápidas: pasamos a organizaciones donde el tiempo de respuesta es lo más rápido posible (reduciendo el “time-to-market” de la información). Los canales pueden ser síncronos o asíncronos, pero deben generar la mejor experiencia posible de respuesta. Por supuesto, es importante hacer de la audiencia (el empleado) el centro, para conocer de qué quiere escuchar.
De secretismo y contradicciones, a transparencia y coherencia: la muy común sensación de que “te ocultan información” y de que los mensajes formales no se corresponden con la realidad, deben transformarse en sensaciones de transparencia, confianza y coherencia.
De mensajes complicados, a simplicidad: en la agilidad vale más transmitir un mensaje que sea suficiente y sencillo de entender, sobre grandes informaciones extensas y complicadas. Esto vale tanto para la comunicación del día a día como para comunicados de tipo “oficial”.
De comunicación unidireccional, a comunicación multidireccional: en la organizaciones tradicionales hay una capa de alta dirección que tiene autoridad,representa la organización y transmite información. Pero en organizaciones ágiles, las estructuras son más aplanadas, la autoridad está distribuida y las personas participan activamente, transmitiendo mensajes en distintas direcciones. ¿No es pues la organización un conjunto de personas y sus interacciones orientadas bajo un propósito? Los canales deben potenciar esta red de interacciones.

Por supuesto, podemos valernos de otros principios para la gestión de proyectos y tareas relacionadas con el diseño de comunicaciones en sí, lo que incluye una constante experimentación para ajustar los mensajes, contenidos y canales, haciendo de la audiencia (el trabajador) el centro. También la adopción de Mínimos Productos Viables.

¿Qué prácticas concretas se pueden hacer? Las comunicaciones corporativas tienen un gran alcance, pero algunas prácticas centradas en las comunicaciones internas ante los trabajadores pueden ser:

Crear canales abiertos para intercambiar inquietudes, opiniones y peticiones, sin ningún tipo de castigo ni represalias. Esta práctica es importante sobretodo en momentos de cambio e incertidumbre (¡la gente suele estar llena de preguntas!).
Sesiones de Pizza: sesiones informales con equipos para responder dudas y escuchar lo que piensan las personas (¡la pizza es opcional!, pero la idea es que sea un espacio informal y distendido). Práctica ideal en momentos de muchos cambios, donde la gente siente mucha incertidumbre y está llena de dudas.
“Board conectado”: espacios donde la Dirección, HR o representantes de áreas de la organización, están disponibles y responden en tiempo real distintas preguntas de los empleados (¡¡sin ensayos ni preparaciones previas!!). Así han hecho organizaciones como ING.
Preguntar a los trabajadores qué tópicos quisieran conocer a través de boletines y demás canales internos.
Hacer públicos los resultados económicos y decisiones estratégicas de forma simple.
Hacer públicas las acciones en que HR se encuentra trabajando (tableros Kanban y otros canales también valen).