LEAN para un mejor Business As Usual

Una gestión de proyectos ágil, siempre debe estar acompañada de una operativa Lean.

Lean nos ayuda a transformar el Business As usual (BAU), esa operación cotidiana tan importante y a veces estresante. Las adopciones ágiles donde he estado, que han sido más exitosas, han sido en las que el alcance incluyó hacer pequeños y simples cambios en la operativa del día a día, combinando agile con Lean (no son lo mismo, pero se complementan).  Entonces, además de empezar a trabajar por ciclos iterativos e incrementales el desarrollo de un producto o solución, también hubo foco en mejorar los procesos existentes para hacerlos más simples, mejorando las capacidades de las personas y equipos.

No adoptar Lean para el BAU tiene efectos colaterales, trayendo desventajas como:

•Tener a los miembros del equipo saturados, sin capacidad de poder asumir nuevas tareas (lo que, además, ante un entorno tan volátil es un gran problema….). Los proyectos implican capacidades y, si no aligeramos la cotidianidad, difícilmente tendremos una participación de calidad por parte de las personas.

•El cambio cultural cuesta más: proyectos ágiles, esfuerzo en trabajar con la Alta Dirección, coaching con los equipos… todo se va al garete si la operativa sigue igual de ineficiente y las agendas a reventar.

•Un nuevo mindset, también cuesta más: ¿Qué ayuda más a cambiar: 2 horas a la semana en un proyecto ágil, o todos los días aplicar un pequeño cambio que se hizo en el proceso del que eres accountable? Por favor no me malinterpreten: las 2 horas semanales pueden tener un efecto muy profundo. Pero mi punto va hacia reconocer el poder indiscutible que tiene un hábito en la cotidianidad.

•Saturar a los equipos de Calidad: muchas organizaciones tienen comités y roles que velan por optimizar los procesos, pero sabemos que eso no es suficiente: la productividad y la eficiencia es una responsabilidad de las personas y equipos, no son responsabilidad de un comité.

•Falta de desarrollo de talento: un BAU desbordado genera que menos personas quieran participar (si fuera voluntario) en un proyecto ágil, y con ello disminuyen las oportunidades de desarrollo.

•Estrés: porque si tienes que gestionar tu día a día más las nuevas tareas que implica el proyecto ¡ufff! El cortisol será el rey de la fiesta.

•Sensación de que “lo nuevo no va a perdurar”, “otra iniciativa fallida más”, “una vez termine el proyecto ágil, volveremos a lo de siempre”. De nuevo, si cambia el statu quo de la cotidianidad, ya no existe ese statu quo al que regresar.

•Sensación de división y de que “ágil es solo para algunos”: los que no tuvieron la suerte de ser parte del proyecto ágil, sentirán que ágil no les pertenece. Generar cambios en los procesos cotidianos genera más sentido de pertenencia.

¿Y si no trabajo con ágil? ¡Seguro que Lean por sí solo te será de gran ayuda! ¿y si gestiono proyectos con enfoque predictivo? ¡Lean también te ayudará!

¿y si ya mi BAU que está en constante revisión y ajuste? ¡enhorabuena! En estos casos Lean te invitará a hacer ese proceso de mejora de una forma consciente, explícita y con propósito.